السعر في عرض السعر يمكن أن لا يعكس كل التكلفة
ثلاثة عشر بنداً نادراً ما تظهر في عرض سعر الآلة، رغم أنها تكاليف إضافية.
ما هو السؤال الذي يجب طرحه عند كل بند قبل التوقيع؟
حين يعرض عليّ مورّد عرض سعر لآلة جديدة، لا أنظر إلى السعر أولاً، بل إلى ما لا يشمله السعر.
عرض سعر الآلة يجيب عن سؤال واحد: كم سيتقاضى المورّد ثمناً للآلة؟ أما المستورد فيحتاج إلى جواب لسؤال آخر: كم سيكلّفنا أن يعمل هذا الخط في مبنانا وينتج منتجاً مطابقاً؟ وفي الفرق بين السعرين تنكسر معظم الميزانيات.
يمكن تقسيم الكلف الغائبة إلى أربع مراحل، وكل كلفة متوقعة لها سؤال يطرح على المورّد.
المرحلة الأولى: قبل أن تغادر الآلة أوروبا
- ما الذي يشمله السعر (Incoterms)السعر بشرط EXW يعني أن الآلة جاهزة عند باب المورّد، وكل ما بعد ذلك على حسابكم. أما السعر بشرط CIF فيشمل الشحن البحري والتأمين حتى مينائكم. ولا تصحّ المقارنة بين عرضين بشرطين مختلفين قبل إيصالهما إلى النقطة نفسها.السؤال: على أي شرط من شروط Incoterms بُني هذا السعر، وكم يصبح على الشرط الذي نحتاجه؟
- التغليف ووثائق التصديرالشحن البحري يحتاج إلى تغليف خاص يحمي الآلة من الرطوبة والملوحة أسابيع في البحر. أحياناً يكون ضمن السعر، وأحياناً بنداً منفصلاً، وأحياناً لا يُذكر أصلاً.السؤال: هل التغليف البحري للتصدير مشمول؟ ومن يجهّز وثائق التصدير؟
- اختبار القبول في مصنع المورّد (FAT)اختبار الآلة في مصنع المورّد قبل شحنها هو أفضل لحظة لاكتشاف أي مشكلة.
كثير من المورّدين يشملون اختباراً قياسياً، لكن الاختبار بمنتجكم أو بموادكم، أو أيام الاختبار الإضافية، فغالباً ما تُحسب لوحدها.السؤال: ماذا يغطي اختبار FAT المشمول، وكم يكلّف الاختبار بمنتجنا؟
المرحلة الثانية: إدخال الآلة إلى مبناكم
- الشحن والجمارك والكيلومترات الأخيرةرسوم الميناء، والرسوم الجمركية والضرائب في بلدكم، والشاحنة من الميناء، والرافعة أو الفريق الذي يُدخل آلة تزن عدة أطنان من باب المبنى. لا شيء من ذلك سيظهر في عرض سعر أوروبي.السؤال: ما أبعاد الآلة ووزنها، مغلّفةً وغير مغلّفة؟ ثم تحقّقوا من الأبواب، ومن طريق الإدخال، ومن قدرة الأرضية على التحمّل.
- المرافقهذه أسهل كلفة يُستهان بها. تحتاج الآلة إلى كهرباء بجهد وتردد محددين، وهواء مضغوط، وأحياناً ماء نقي أو بخار نقي أو نيتروجين، أو غرفة نظيفة بدرجة معيّنة حولها. وإن لم يكن المبنى جاهزاً، تنتظر الآلة، وينتظر معها فنّيو المورّد.السؤال: أرسلوا لنا قائمة المرافق كاملة مع أرقام الاستهلاك، والجهد والتردد المطلوبين.
المرحلة الثالثة: تشغيل الآلة
- التركيب والتشغيل الأولييُحسب أجر فنّيي المورّد باليوم، يضاف إليه السفر والفندق وأحياناً التأشيرة. وإن وصلوا ولم يكن الموقع جاهزاً، فغالباً ما تدفعون أيام الانتظار أيضاً.السؤال: كم يوم عمل للفنّيين مشمول؟ وكم أجر اليوم بعدها؟ ومن يتحمّل الكلفة إن تأخّر البدء؟
- التأهيل: الوثائق، ومن ينفّذ العملبعد تركيب الآلة يجب تأهيلها: يتحقّق IQ من أنها رُكّبت بشكل صحيح، ويتحقّق OQ من أنها تعمل وفق المواصفات. وهنا تختبئ كلفتان.
الكلفة الأولى هي الوثائق: شهادات المواد، والمخططات، وبروتوكولات IQ/OQ مكتوبة مسبقاً لهذه الآلة. بعض المورّدين يشملونها، وآخرون يتقاضون ثمنها.
والكلفة الثانية هي العمل نفسه: يستطيع مهندس المورّد تنفيذ IQ/OQ في زيارة التركيب نفسها، لكن ذلك يُسعّر عادةً كخدمة إضافية. وإن نفّذه فريقكم، فخطّطوا للوقت وللأشخاص.السؤال: هل بروتوكولات IQ/OQ مشمولة، وبأي لغة؟ وهل يستطيع مهندسكم تنفيذها في الموقع، وبأي كلفة؟ - قطع التبديل والقياسات (Change parts)آلة مسعّرة لحجم عبوة واحد، أو شكل قرص واحد، أو قياس فيال واحد، ستحتاج إلى قطع إضافية لكل منتج آخر تنوون تشغيله عليها.السؤال: أي القياسات مشمولة، وكم يكلّف كل قياس إضافي؟
- البرمجيات وسلامة البياناتسجل التدقيق (Audit trail)، ومستويات صلاحيات المستخدمين، والسجلات الإلكترونية، تأتي أحياناً كخيارات إضافية لا كتجهيز قياسي. ولمصنع سيخضع للتفتيش، هي ليست اختيارية.السؤال: هل نظام التحكم، كما هو في العرض، مطابق للملحق Annex 11 من GMP الأوروبية، أم أن ذلك إضافة؟
- التدريبتدريب المشغّلين وفريق الصيانة، في موقعكم أو في مصنع المورّد، له كلفة وأيام.السؤال: كم يوم تدريب مشمول، ولكم شخص؟ وهل يشمل فريق الصيانة؟
المرحلة الرابعة: إبقاء الآلة في العمل
- قطع الغيار للسنتين الأوليينالحشوات والأختام والقطع التي تتآكل. وحين يكون المصنع بعيداً عن أوروبا، قد توقف حشوةٌ واحدة ناقصة الخطَّ أسابيع.السؤال: أرسلوا قائمة قطع الغيار الموصى بها لسنتين، مع الأسعار ومدد التوريد.
- المستهلكات والصيانةالفلاتر، والأكياس أحادية الاستخدام، والأدوات التي تتآكل، وزيارة الصيانة السنوية. هذه تُدفع كل سنة، لا مرة واحدة.السؤال: كم الكلفة التشغيلية السنوية المتوقعة لهذه الآلة؟
- الدفع والعملةرسوم البنوك، وتغيّر سعر الصرف بين يوم الطلب ويوم دفع الدفعة الأخيرة. وكلما طالت مدة التوريد، طالت مدة تحمّلكم لهذا الخطر.السؤال: ما جدول الدفعات، وبأي عملة؟ وهل السعر ثابت حتى التسليم؟
كيف أقارن بين عرضين
أضع العرضين في جدول واحد بالبنود نفسها: سعر الآلة، والبنود الثلاثة عشر أعلاه. كل خانة فارغة تصبح سؤالاً للمورّد، ولا أقارن المجموعين إلا حين يمتلئ الجدول. وكثيراً ما يتبيّن عندها أن الآلة الأرخص ليست الخط الأرخص.
ولا يعني هذا أن المورّد يخفي شيئاً. صانع الآلات يسعّر ما يصنعه، أما رؤية الباقي فهي مهمة المشتري.
إن كان على مكتبكم عرضا سعر لا يتطابقان، فأرسلوهما إليّ. سأخبركم بما ينقص كلاً منهما، وبما يجب أن تسألوا عنه قبل التوقيع.